Privacy beleid
Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord

 

In dit privacy beleid laten wij zien hoe de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord omgaat met persoonsgegevens en privacy. Wij dragen verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van aangesloten personen. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij dit doen, en hoe wij uw privacy willen waarborgen.

1. Reikwijdte

Het privacy beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord plaatsvinden.

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord is een kerkelijke organisatie en is voor haar financiën volledig afhankelijk van vrijwillige bijdragen (giften) van leden en derden. Wij verzamelen persoonsgegevens om binnen de Baptistengemeente contact met elkaar te onderhouden, zorg te verlenen en onze financiële administratie te kunnen onderhouden. Welke gegevens wij verwerken is te lezen in het register van verwerkingen van de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

Wanneer u (aspirant) lid wordt of op andere wijze aangeeft actief betrokken te willen zijn bij de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord dan vragen wij u om een aantal persoonsgegevens, voor gebruik in onze ledenadministratie. Deze gegevens hebben wij nodig om de overeenkomst die wij met elkaar aangaan uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld om u te informeren over gebeurtenissen in de Baptistengemeente of om u uit te nodigen voor ledenvergaderingen of andere bijeenkomsten.

Voor specifieke verwerkingen, zoals het bijhouden van persoonsgegevens van gezinsleden tot 16 jaar, het verstrekken van uw gegevens aan andere leden van de Baptistengemeente of het plaatsen van uw foto in een adressenboek vragen wij u specifiek om toestemming.

 

Als u gebruik maakt van bepaalde zorg onder verantwoordelijkheid van de Baptistengemeente kunnen wij bijzondere persoonsgegevens vragen die niet in onze ledenadministratie voorkomen. Denk aan gegevens over uw (geestelijke) gezondheid of financiële situatie bij hulpvraag aan het pastoraat of diaconaat. Ook voor deze gegevens vragen we specifiek om uw toestemming. Deze bijzondere persoonsgegevens zijn enkel bekend bij betreffende zorgverlener. Pastorale gegevens worden uiterlijk een maand na de zorgverlening stopt verwijderd. Diaconale gegevens worden uiterlijk 1 jaar na de zorgverlening stopt verwijderd.

 

Wij houden financiële gegevens bij. Dit zijn wij wettelijk verplicht en is noodzakelijk om donaties aan de Baptistengemeente te kunnen administreren.

 

Wanneer u gebruik maakt van online diensten zoals onze website dan kunnen wij gebruik maken van cookies. Dit doen wij alleen als deze noodzakelijk zijn voor het functioneren van de online dienst, bijvoorbeeld om in te loggen op het ledendeel. Deze cookies worden niet gebruikt om gegevens te verzamelen, om profielen op te stellen, of om andere informatie te verzamelen. Uw gegevens worden evenmin met derden gedeeld.

 

Wij gaan zorgvuldig met de door u verstrekte persoonsgegevens om en vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Uw gegevens worden enkel door speciaal daartoe bevoegde personen binnen de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord verwerkt. Bovendien wordt de toegang tot de persoonsgegevens zowel technisch als organisatorisch beveiligd. Dit doen wij om te voorkomen dat uw persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd worden door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe wij dit doen staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord.

3. Onze plichten

Informatieplicht (Artikel 13 en 14, AVG)

De Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord informeert u over het verwerken van uw persoonsgegevens. Wanneer u uw persoonsgegevens aan ons doorgeeft, informeren wij u hoe wij met die gegevens om zullen gaan. Als u eenmaal weet dat wij deze persoonsgegevens van u verwerken, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt, dan informeren we u alleen indien er wijzigingen zijn in het beleid.

Verwijdering

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zolang de wet ons voorschrijft. Opgeslagen persoonsgegevens die niet langer nodig zijn worden zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om u te identificeren.

4. Uw rechten

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt wat de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord moet doen om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen. Daarnaast geeft de wet u een aantal duidelijke rechten;

Recht op informatie

U hebt het recht om ons te vragen of uw gegevens (nog) worden verwerkt.

Inzagerecht

U hebt het recht te kunnen controleren welke persoonsgegevens er van u worden verwerkt, en op welke manier dat gebeurt.

Correctierecht

Als duidelijk wordt dat uw verwerkte persoonsgegevens niet kloppen, kunt u bij ons een verzoek indienen om dit te corrigeren.

Recht om vergeten te worden

Wanneer u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, hebt u ook het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

Recht op bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht van verzet

U hebt het recht ons te vragen om uw persoonsgegevens niet meer te verwerken.

 

Wij zullen aan deze rechten voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden of wettelijke verplichtingen zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Als u gebruik wilt maken van uw recht(en) kunt u een verzoek indienen. Dat kan zowel schriftelijk als via e-mail bij het kerkelijk bureau. Zonodig kunnen wij om nadere identificatie vragen. Wij zullen binnen 4 weken na ontvangst beoordelen of uw verzoek gerechtvaardigd is en u laten weten wat wij met uw verzoek gaan doen. Mocht uw verzoek worden afgewezen maar bent u overtuigd van de rechtmatigheid ervan? Dan hebt u uiteraard de mogelijkheid bezwaar te maken bij de secretaris van de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord, of kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
U vindt onze contactgegevens onderaan dit privacy beleid en op onze website.

5. Aanvullende verantwoordelijkheden

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord is verantwoordelijk voor het onderhouden van een register van alle verwerkingen waarvan wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dit register omschrijven wij onder andere;

  • welke verwerkingen vinden plaats;
  • op welke gronden vinden deze verwerkingen plaats;
  • welk soort gegevens worden gebruikt;
  • wat is de bewaartermijn;
  • welke beveiligingsmaatregelen worden gehanteerd;
  • wie voert de verwerkingen uit en hoe is deze persoon te bereiken.

Datalekken (Artikel 33 en 34, AVG)

Wij spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van personen of organisaties die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wij hanteren hiervoor de definities zoals de wet en de Autoriteit Persoonsgegevens voorschrijven. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden volgen wij de procedure van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als het datalek een hoog risico heeft voor uw rechten en vrijheden dan melden wij dit aan u. Wij zullen datalekken altijd evalueren en passende maatregelen treffen om herhaling te voorkomen.

6. Verantwoordelijken

De raad is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord worden uitgevoerd.

Raadslid informatiebeveiliging

De secretaris van de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord heeft informatiebeveiliging in zijn of haar portefeuille en is actief betrokken bij alles wat te maken heeft met de bescherming van uw persoonsgegevens. Zijn of haar taken zijn onder andere informeren, adviseren, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Werknemers en vrijwilligers

Betaalde krachten en vrijwilligers van de Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord houden zich bij de uitvoering aan het beleid van de Baptistengemeente ten aanzien van privacygevoelige gegevens

 

7. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG geeft in vergelijking met de voorgaande wetgeving meer privacy rechten en legt meer verantwoordelijkheid bij organisaties die uw persoonsgegevens verwerken.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Persoonsgegevens

Ieder gegeven dat op zichzelf, of in combinatie met andere gegevens te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast deze persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen zoals gezondheid of geloofsovertuiging.

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerking

Een verwerking is alles wat we met persoonsgegevens doen. Denk aan vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, doorgeven of vernietigen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Een persoon of organisatie die bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens worden verwerkt.

Verwerker

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

 

8. Contactgegevens

Baptistengemeente Alphen aan den Rijn – Noord

Postbus 78
2400 AB  Alphen aan den Rijn

Iedereen is welkom

Ledenadministratie

Kerkelijk Bureau

gebruik bovenstaand postadres

of e-mail naar:
bureau@bapnoord.nl

 

Contactpersoon

Secretaris
gebruik bovenstaand postadres

of e-mail naar:

secretaris@bapnoord.nl

 

 

 

 

Wijzigingsoverzicht

 

 Versie  Datum  Wijziging(en)  Door
 D01  01-06-2018 Initiële opzet  Huib Klerks
 D02  08-06-2018 Algehele update van het document  Arnaud Zoutman
 D03  08-06-2018 Algehele update van het document  Henk van Straalen
 D04  08-07-2018 Aanpassingen in paragrafen “Recht van betrokkenen’ en ‘Datalekken’  Arnaud Zoutman
 R01  09-07-2018 Vrijgegeven voor publicatie  Arnaud Zoutman
R02  27-08-2018 Taalfouten gecorrigeerd.  Henk van Straalen

 

Goedkeuring

Versie Datum Goedgekeurd door
     

 

 

 

Agenda

november 2018

ma di wo do vr za zo
1
2
3
4
  • Dienst - spreker: De heer B. van Schoonhoven
  • Gemeentebidstond
5
6
7
8
9
10
11
  • Dienst - spreker: De heer A. van Engelenburg
12
13
14
15
16
17
18
  • Dienst - spreker: De heer W.J. Pijnacker Hordijk
19
20
21
22
23
24
25
  • Dienst - spreker: De heer M. Koekkoek / Lighthousedoopdienst
26
27
28
29
30